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SCOPRITrasforma i tuoi documenti in risposte con GoodBarber Chatbot
GoodBarber Chatbot ora può usare i documenti che carichi insieme ai contenuti selezionati nella tua app. Regolamenti, manuali, materiali didattici, guide pratiche e altre risorse testuali diventano fonti che gli utenti possono esplorare facendo domande. Per mostrare il valore di questa novità, seguiremo un dipendente che cerca una regola nel regolamento trasferte della sua azienda.
Parti dalla domanda che si fanno gli utenti
In un’app, pubblicare un documento utile è solo una parte del lavoro. Le persone devono anche trovare l’informazione giusta quando stanno per agire. Un file con un nome chiaro aiuta chi consulta una raccolta di documenti, ma il lettore può avere una domanda più immediata.
La comunicazione aziendale è soltanto una delle applicazioni possibili. Lo stesso approccio può servire per risorse didattiche, guide per i membri di un’organizzazione, riferimenti tecnici o altri documenti utili condivisi in un’app. Nel nostro esempio, un collega sta organizzando una trasferta presso un cliente e vuole sapere:
Quali spese di viaggio richiedono un’approvazione preventiva?
Abbiamo aggiunto i documenti alle fonti di GoodBarber Chatbot perché i file che già mantieni aggiornati possano alimentare queste conversazioni. Tu scegli i documenti. Gli utenti fanno domande con le proprie parole. L’assistente cerca i passaggi pertinenti e li usa per formulare una risposta.
La domanda diventa un punto di accesso al regolamento. Il dipendente può partire dalla decisione che deve prendere, anche senza conoscere il titolo del documento che la spiega.
Usa il regolamento che hai già
Il tuo team può già disporre di un regolamento trasferte approvato in PDF. Per portare queste informazioni nell’assistente non è più necessario trasformare ogni parte del regolamento in un articolo del CMS. Aggiungi il file alla sezione Chatbot pertinente, dove completa i contenuti dell’app che hai selezionato.
Ora puoi aggiungere un regolamento esportato in PDF, un manuale scritto in Word, una checklist in testo semplice o una guida mantenuta in Markdown, con il supporto ad altri tipi di documenti previsto con l’evoluzione della funzionalità.
Porta il passaggio pertinente nella conversazione
Torniamo al dipendente che sta preparando una visita a un cliente. Nel nostro regolamento di esempio, i pasti con i clienti, il noleggio di un’auto e le modifiche a una prenotazione approvata richiedono l’autorizzazione del responsabile prima di impegnarsi nella spesa. Il documento spiega anche cosa includere nella richiesta.
Una risposta basata su questo passaggio può riunire queste categorie e indicare al dipendente di inviare al responsabile lo scopo della trasferta, il costo stimato e il motivo della richiesta. Sono regole del nostro documento di esempio; le risposte del tuo assistente dipenderanno dal materiale fornito dal tuo team.
Quando l’accesso all’originale è attivo, una scheda della fonte può identificare il file e permettere al dipendente di consultarlo. Le indicazioni di lettura lo aiutano a trovare le informazioni pertinenti nel documento.
È utile quando qualcuno vuole verificare la formulazione prima di inviare una richiesta. La conversazione offre una risposta da consultare, mentre il regolamento originale resta disponibile per leggere il contesto.
Scegli se i dipendenti possono aprire l’originale
Ogni file ha un’opzione Accessibile agli utenti. Quando è disattivata, il documento può alimentare le risposte, senza mostrare il nome del file, il link per scaricarlo o la scheda della fonte. Quando è attiva, l’assistente può condividere l’originale, così gli utenti possono aprirlo o scaricarlo.
Nel nostro esempio, rendere accessibile il regolamento trasferte permette al dipendente di leggere la procedura completa di approvazione. Puoi lasciare un altro documento non disponibile per il download e continuare a usarne il contenuto per alimentare le risposte. Fai questa scelta per ogni file che aggiungi.
Qualunque opzione tu scelga per condividere i documenti originali, puoi comunque limitare l’accesso al Chatbot agli utenti autenticati o a gruppi specifici tramite l’estensione Gruppi di utenti.
Fai lavorare insieme documenti e contenuti dell’app
Il regolamento trasferte è solo una parte della preparazione del dipendente. Un articolo può spiegare come l’azienda organizza le visite ai clienti. Un evento può annunciare un incontro di preparazione. Un punto sulla mappa può indicare l’ufficio da visitare. Un podcast può condividere i consigli pratici di un collega. GoodBarber Chatbot può usare gli articoli, gli eventi, i punti sulla mappa e i podcast selezionati insieme ai file caricati nella stessa base di conoscenze.
Il tuo team continua a scegliere il formato adatto a ogni informazione. Pubblica un annuncio come articolo, condividi un’intervista in un podcast, inserisci un appuntamento nel calendario e mantieni un regolamento dettagliato in un documento. I dipendenti possono continuare a consultare queste sezioni familiari, con l’assistente come accesso conversazionale quando hanno una domanda precisa.
Mantieni il controllo delle fonti di ogni risposta
Quando cambia il regolamento trasferte, il tuo team deve soltanto rimuovere il vecchio file e aggiungere la versione aggiornata. Continua a curare i documenti di riferimento, mentre il Chatbot rende più semplice per i dipendenti consultare queste informazioni.
Parti da un documento che il tuo pubblico consulta regolarmente, come un regolamento, un manuale o una guida pratica. Aggiungilo in Chatbot > File, scegli se rendere accessibile l’originale e fai una domanda sul suo contenuto. La documentazione del Chatbot descrive i passaggi di configurazione.
