Negozio, cantiere, ronde notturne: cosa chiede il cliente

Un negozio si sorveglia mentre è aperto, un cantiere quando è vuoto, e un giro di ronda collega più siti nella stessa notte. Il modulo, il sopralluogo e le istruzioni seguono queste differenze.
NegozioCantiereRonde notturne
Orari tipiciDall'apertura alla chiusura, con rinforzi durante i saldi e a dicembreLe notti, i weekend e i giorni festivi, quando in cantiere non lavora più nessunoDalla chiusura dei siti fino al mattino, con più passaggi a notte
Cosa chiede il moduloIndirizzo, numero di ingressi, orari di apertura, date dei rinforziIndirizzo, durata dei lavori, mezzi e materiali lasciati in cantiereElenco dei siti, orari di chiusura, numero di passaggi desiderato
Il sopralluogoCon il direttore, prima che il negozio apraCon il capocantiere, a fine giornata, per vedere come si chiude il cantiereUno slot per ogni sito del futuro giro
Le istruzioni dell'agentePostazione all'ingresso, zone sensibili, chiusura seraleCancello e lucchetti, chiavi dei baraccamenti, reperibile del cantiereUna sezione per giro, con i siti nell'ordine di passaggio
La segnalazioneAllarme scattato, vetrina danneggiata: descrizione, ora, fotoRecinzione tagliata, mezzo forzato, attrezzatura sparita: foto a corredoPorta trovata aperta, luci spente: sito, ora, foto

Il sopralluogo, prenotato dal responsabile del sito

Un'ora sul posto, con chi conosce i luoghi, prima della vostra proposta

Prima di proporre un dispositivo di vigilanza, il vostro responsabile operativo fa il giro del sito: uscite, illuminazione, aree di stoccaggio, orari di arrivo della merce. Aprite una sezione «Sopralluogo» con slot di un'ora, dal lunedì al venerdì: è lì che il direttore del negozio o il capocantiere sceglie l'orario e indica l'indirizzo esatto, il tipo di sito e il numero di chi sarà presente sul posto. Con 48 ore di preavviso minimo, il responsabile operativo ha il tempo di raggruppare i sopralluoghi per zona. Ogni sopralluogo entra nel suo Google Calendar; anche un appuntamento fissato al telefono, se lo annota lì lui stesso, toglie lo slot dall'app.

Cosa trova l'agente nella sezione del suo sito

Gli accessi e le chiavi

Da quale porta entrare, dove ritirare il badge o le chiavi, a che ora arrivano i primi fornitori.

La planimetria e i punti sensibili

Le foto delle uscite di emergenza, del locale tecnico o della scorta di cavi, in una galleria: chi sostituisce un collega riconosce i luoghi prima di arrivare.

I contatti di reperibilità

Il responsabile del sito, la vostra centrale operativa, il capoturno: ogni numero si chiama con un tocco.

Le istruzioni del momento

L'inventario di sabato, una consegna attesa alle 5, una zona chiusa per lavori: un articolo, e una notifica al solo gruppo del sito.

Il modulo di segnalazione

Tipo di evento, ora, punto preciso, descrizione e foto, inviati direttamente dal sito.

Un nuovo sito sotto contratto: tre impostazioni

Il contratto è firmato, il primo agente prende servizio lunedì sera: per preparare tutto basta il back office, e gli altri siti non ne vedono nulla.
  1. Il gruppo del sito

    Nel back office aprite un gruppo per sito, «Magazzino Nord» o «Cantiere dei Tigli», oppure, per le ronde notturne, uno per giro. Ogni agente si crea un account dall'app; voi lo aggiungete poi al gruppo del sito che gli è affidato. Cambia incarico? Cambia gruppo, e le istruzioni del vecchio sito escono dal suo menu.
  2. Le istruzioni, riservate al gruppo

    In una sezione riservata a quel gruppo scrivete gli accessi, i contatti di reperibilità e i punti da controllare, con le foto delle uscite: gli agenti degli altri siti non la vedono. Un'istruzione cambia? Modificate l'articolo, poi inviate una notifica push soltanto al gruppo del sito.
  3. Il modulo di segnalazione

    Aggiungete allo stesso spazio un Modulo: tipo di evento in un menu a tendina, data, ora, punto preciso, descrizione, campi foto. Un'e-mail vi avvisa di ogni segnalazione; restano tutte nel back office, e la loro esportazione CSV fa da base al resoconto mensile che inviate al cliente.

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Negozi, cantieri, ronde: le domande degli istituti di vigilanza

Come fa un cliente a richiedere un agente di sicurezza dall'app?

Con una richiesta, non con una prenotazione: un servizio di vigilanza copre notti o settimane, e la sua organizzazione dipende dal sito. Il cliente compila il Modulo «Richiesta di vigilanza»: tipo di sito, indirizzo, date, orari, presidio fisso o ronde. Voi proponete poi il sopralluogo, quindi il vostro preventivo; il contratto si firma con voi, fuori dall'app.

Chi prenota il sopralluogo, e quanto dura?

Un'ora, sul posto, prenotata da chi conosce il sito: il direttore del negozio, il capocantiere, il responsabile dei servizi generali. Riceve una conferma via e-mail, come il vostro responsabile operativo. Per un futuro giro di ronda, prende uno slot per ogni sito da visitare; se ha un imprevisto, annulla dall'e-mail.

Un agente può leggere le istruzioni di un altro sito?

No. Ogni sito ha la sua sezione, riservata al suo gruppo, e l'agente vede solo quella del gruppo in cui lo avete inserito: chi lavora nel negozio non vede né le chiavi del cantiere né i contatti del magazzino. Per le ronde notturne, il gruppo è quello del giro, e la sua sezione riunisce i siti della notte nell'ordine di passaggio.

Come invia l'agente una segnalazione con foto?

Dal Modulo di segnalazione del suo sito: sceglie il tipo di evento, annota l'ora e il luogo, descrive i fatti e allega delle foto, o perfino un video. Ogni segnalazione vi arriva con un'e-mail; il back office le conserva tutte, pronte per un'esportazione CSV. Non è un registro di servizio elettronico certificato: se la vostra attività ne richiede uno, tenete il vostro strumento, e affidate all'app la segnalazione con foto.

L'app permette di localizzare i miei agenti durante il servizio?

No. L'app non segue nessun agente: niente GPS, nessuna posizione su una mappa, nessun avviso quando un agente lascia il suo sito. Non sostituisce nemmeno il dispositivo di allarme dei vostri agenti che lavorano da soli. Per raggiungere un agente in servizio, la vostra centrale operativa lo chiama, come fa oggi.

Si possono timbrare le ronde con l'app?

No: l'app non registra nessun passaggio, né tramite badge, né tramite QR code, né tramite punti di controllo. Le istruzioni del giro indicano l'ordine dei siti e cosa verificare, e un'anomalia riscontrata passa dal modulo. Se i vostri contratti prevedono il controllo delle ronde, questo resta nel sistema che usate oggi.

L'app può gestire i turni dei miei agenti?

No. Turni, servizi, cambi turno e buste paga restano nei vostri strumenti. L'app lavora al loro fianco: riceve le richieste dei clienti, fissa gli appuntamenti per i sopralluoghi, mostra a ogni agente le istruzioni del suo sito e raccoglie le sue segnalazioni.
I clienti chiedono, i responsabili dei siti prenotano, gli agenti trovano le loro istruzioni
L'app del vostro istituto di vigilanza, pubblicata a vostro nome sui due store e in versione web: richieste di vigilanza per negozi, cantieri e ronde notturne, sopralluoghi collegati a Google Calendar, uno spazio chiuso per ogni sito o giro di ronda, segnalazioni con foto.