Gestire il tuo catalogo in blocco

I link Import ed Export ti aspettano in cima alla lista, in Products › All products.

La divisione tra i due modi di lavorare è abbastanza netta. Il file è fatto per i campi che portano un valore: un prezzo, una giacenza, un codice, l'aggancio di una variante al suo prodotto. Fa lo stesso gesto su mille righe alla stessa velocità con cui lo fa su una. La scheda prodotto è fatta per quello che convince: la descrizione, l'ordine dei visual, i prodotti complementari. È il tema della guida «Azzeccare le tue schede prodotto», e si decide un prodotto alla volta.

Una regola semplice per risolvere il dubbio. Se stai per ripetere la stessa manipolazione più di una decina di volte, è un lavoro da file. Se ogni prodotto richiede una decisione a sé, è un lavoro da schermo.

Una parola sul ritmo, perché cambia il modo in cui ti organizzi. L'export si prepara in background: un'email ti avvisa quando è pronto, e il file ti aspetta in Settings › My files. L'import funziona allo stesso modo, con la sua email di conferma. Su un catalogo grande, lancia l'operazione in un momento in cui potrai tornarci qualche minuto dopo.

È l'unico meccanismo da capire, e spiega la maggior parte degli import che producono qualcosa di diverso da quello che ci si aspettava.

Ogni riga del tuo file porta un identificativo di prodotto, e ogni variante porta il suo. Identificativo compilato, la piattaforma riconosce l'elemento e lo aggiorna. Identificativo lasciato vuoto, lo crea. È questo che permette allo stesso file di correggere il tuo catalogo oppure di costruirne un secondo accanto.

Da qui il riflesso che vale per qualsiasi aggiornamento: parti sempre da un export, mai da un foglio bianco. L'export ti restituisce due cose che non puoi ricostruire a memoria. Prima gli identificativi. Poi i nomi esatti delle colonne, che l'import legge alla lettera: una sola colonna scritta male fa fallire tutto il file.

A questo si legano due punti, e decidono la forma del tuo file. Il codice di una variante è unico nel negozio, ed è quello che ti permette di orientarti in un file da mille righe. E un prodotto disponibile in tre taglie occupa tre righe, legate tra loro da una colonna comune: prezzo, stock e codice vivono sulla variante, non sul prodotto.

Un import si applica così com'è: modifica direttamente i tuoi prodotti, e lo stato precedente esiste solo nel tuo file. Tutta la sicurezza dell'operazione sta quindi in quello che fai prima di cliccare, e si riduce a tre gesti.

Esporta prima il tuo catalogo completo. Non un prodotto, non solo la collezione su cui stai lavorando: tutto il catalogo, con tutti gli attributi. Quel file non serve per l'operazione, è la tua copia di riferimento, ed è quello che ti permette di tornare indietro.

Lavora su un duplicato. Il file di riferimento resta chiuso in un angolo, tu modifichi una copia. Un foglio di calcolo aperto per due ore finisce sempre per ricevere un tasto premuto per sbaglio, e vuoi che sia sulla copia.

Comincia da un perimetro piccolo. L'export può riguardare una sola collezione. La prima volta che esegui un'operazione, esporta una collezione, applicaci la tua modifica, importa, poi vai a guardare il risultato nella lista prodotti e nell'anteprima della tua app. Quello che funziona su dodici prodotti funzionerà su mille.

È qui che il file diventa uno strumento da commerciante, perché fa in una volta quello che a mano richiederebbe una giornata.

I saldi su tutto il catalogo, per esempio. L'operazione sta in due colonne: il prezzo di partenza passa nel prezzo barrato, il prezzo ridotto prende il suo posto nel prezzo. Importi, e tutto il catalogo cambia, prezzi barrati compresi. A fine operazione, l'import inverso rimette tutto a posto.

Quello che conta ricordare non è la manipolazione, è ciò che ti permette di prevedere: prepara il file di uscita nello stesso momento del file di entrata. Il ritorno alla normalità è la cosa che si dimentica, ed è quella che costa, perché te ne accorgi un lunedì mattina con il catalogo ancora in promozione. Il tuo export di riferimento è già quel file di uscita, a patto di averlo tenuto intatto.

Un'operazione generalizzata sui prezzi è uno strumento tra gli altri. Quando il tuo sconto punta a un periodo, a un importo d'ordine o a una parte della tua clientela, si imposta in Marketing › Discounts › Discount list, senza toccare il catalogo. La guida «Massimizzare le tue vendite» espone il confronto tra i due.

Lo stock si legge prodotto per prodotto nella tua lista, ha una schermata dedicata in Products › Stock, e si modifica dalla scheda prodotto. Quel ritmo ti va bene finché i movimenti sono quelli della vendita online, che il negozio scala da solo.

Cambia non appena il tuo stock si muove altrove che nell'app: una consegna che arriva, una giornata al mercato, un inventario di fine mese. Allora hai cinquanta quantità da correggere in una volta, ed è esattamente quello che il file fa bene. Esporti, compili la colonna dello stock di ogni variante, importi di nuovo.

Un valore vale la pena di conoscerlo prima di compilare quella colonna: lo stock illimitato è un valore come un altro, quello che prendono i prodotti che non conti, un servizio o un prodotto su misura. Lo ritrovi così com'è nell'export, e puoi metterlo su altre righe.

L'import serve anche per il trasloco, quando il tuo catalogo esiste già su un'altra piattaforma e stai aprendo la tua app. È il caso in cui il tempo guadagnato si vede di più, e in cui l'ordine delle operazioni conta di più.

Il file porta lo scheletro: titoli, codici, prezzi, varianti, giacenze, aggancio alle collezioni. Mette in piedi un negozio in un solo import.

Con lo scheletro a posto, resta quello che fa comprare. Prevedi quindi una seconda passata per le descrizioni e i visual, scheda per scheda, e tieni presente che una foto viaggia tramite il suo indirizzo: perché segua il tuo import, deve già essere online da qualche parte e raggiungibile pubblicamente. Molte migrazioni avvengono in due tempi per questo motivo, ed è un buon piano d'azione: il file ti dà la struttura in un'ora, le schede prodotto si lavorano poi al ritmo con cui le rifinisci.

La guida «Azzeccare le tue schede prodotto» copre quella seconda passata, e la guida «Organizzare il tuo negozio» copre le collezioni in cui archiviare tutto.